Denne artikel har til hensigt at give en meget kort indføring/oversigt over reglerne. De udbudsretlige regler har dog et væld af undtagelser og modifikationer, derfor SPØRG ALTID DIN RÅDGIVER!

BAGGRUNDEN FOR UDBUDSREGLERNE:

Det udbudsretlige system hvorefter en række offentlige myndigheder skal udbyde indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver til en bred kreds af virksomheder - er etableret for at sikre konkurrence ved at

1. give alle virksomheder en lige adgang til opgaver fra det offentlige, og

2. sikre at det offentlige indkøber bedst og billigst.

 

REGLERNE

Reglerne, der regulerer udbud er:

- Udbudsdirektivet om udbud af varekøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder

- Forsyningsvirksomhedsdirektivet (el, vand, varme, lufthavn, havn, post) og

- Tilbudsloven om licitation og underhåndsbud af bygge- og anlægsarbejder og annoncering af varer og tjenesteydelser

- Lov om Klagenævn for Udbud, der påser overholdelse af reglerne

- Lov om håndhævelse af udbudsreglerne

- Kontroldirektiverne

 

Dertil kommer grundlæggende regler og principper i EF-traktaten og forvaltningsretten, såsom lighed, gennemsigtighed og proportionalitet, der til enhver tid skal iagttages.

Reglerne omfatter bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser og vareindkøb.

Hvornår det enkelte regelsæt finder anvendelse afhænger af

- hvem udbyderen er

- hvad der udbydes

- hvor stor kontrakten er (værdien af kontrakten)

 

HVEM ER OMFATTET AF REGLERNE?

- Statslige, regionale og kommunale myndigheder

- Offentligretlige organer (f.eks. Danmarks Radio, Storebæltsbroen)

- Modtagere af offentlig støtte og garantier dog skal der gives mindst 50 % tilskud for at være omfattet af EU-reglerne. Der er ingen minimumsgrænse for støtte for at være omfattet af tilbudsloven(f.eks. private andelsboligforeninger, der modtager støtte)

- Underentreprenører, hvis disse er direkte ansvarlige overfor en udbyder, som er ordregiver efter udbudsreglerne.

- Forsyningsvirksomhed eksempelvis vand, varme, el, post, lufthavn, havn o.lign. Private er således IKKE omfattet af udbudsreglerne. Private kan dog frivilligt vælge at følge udbudsreglerne. Hvis det i privates udbudsmateriale anføres, at udbudsreglerne i tilbudsloven eller udbudsdirektivet anvendes, er den private forpligtet til at anvende disse regler.

 

UDBUDSMATERIALET:

Udbudsgiver skal udarbejde og er ansvarlig for udbudsmaterialet, der skal offentliggøres. Der er en række krav til indholdet af udbudsmaterialet. Kravene afhænger af, efter hvilke regler udbudet sker og hvilken udbudstype, der vælges. En beskrivelse af den ønskede anskaffelse, kontraktsvilkår, tildelingskriterier, tidsfrister er minimumsoplysninger. Hvis der skal ske udvælgelse af tilbudsgivere (prækvalifikation) skal udbudsmaterialet indeholde mindstekrav til tilbudsgiverne

 

UDBUDSTYPER

Der findes forskellige udbudstyper:

 

Offentligt udbud/offentlig licitation:

Denne udbudsform findes i både udbudsdirektivet og tilbudsloven. Ved offentligt udbud/offentlig licitation rettes udbudet mod en ubestemt kreds og annonceres i pressen. Enhver virksomhed får mulighed for at afgive tilbud på den udbudte opgave.

 

Begrænset udbud

Ved det begrænsede udbud udvælges prækvalificeres - et nærmere antal tilbudsgivere, som kan afgive tilbud på den udbudte opgave. Udvælgelsen af deltagere skal efter udbudsdirektiverne ske ved opstilling af en række saglige kriterier, som de interesserede skal opfylde og udvælges ud fra. Udbudet indledes således med en annoncering, som foreskriver, hvilke oplysninger, der skal fremsendes for at indgå i prækvalifikations-vurderingen. Ved prækvalifikationen lægges der typisk vægt på økonomiske forhold, referencer, at virksomheden ikke har gæld til det offentlige, kvalitetssikring, miljøforhold, forsikringsforhold, serviceattest m.v. Ved udbud af bygge- og anlægsarbejder efter tilbudslovens regler kan prækvalifikation ske efter principperne i udbudsdirektiverne eller ved at, myndigheden blot indbyder et nærmere antal virksomheder (mindst 3) til at afgive tilbud på en opgave (indbudt licitation). Der skal indbydes mindst 1 tilbudsgiver uden for lokalområdet. Der må ikke ske invitation af den samme kreds af tilbudsgivere i flere udbud. Myndigheden skal sikre konkurrencen! Hvis du skal peges på / indbydes, skal du kende udbudsgiveren eller sørge for, at udbudsgiveren kender DIG!

 

Annoncering:

Denne udbudsform foreskrives af tilbudsloven for indkøb af varer og tjenesteydelser med kontraktsværdi på over kr. 500.000. Ingen detaljerede procedureregler. Annonceringen kan kombineres med prækvalifikation, leverandørlister mv. Indkøbet skal annonceres i den trykte presse eller i et elektronisk medie, som er alment tilgængeligt.

 

Underhåndsbud

Underhåndsbud er en noget løsere form for tilbudsindhentning, hvor de almindelige  udbudsprocedureregler ikke iagttages. Underhåndsbud er alene en mulighed i tilbudsloven for bygge- og anlægsarbejder på under kr. 3.000.000. Visse undtagelser herfra, bl.a. kan underhåndsbud anvendes, hvis der ikke ved licitation er indkommet egnede tilbud. Der kan maksimalt indhentes 3 underhåndsbud (dog evt. en 4. udenfor lokalområdet). Ved opgaver over kr. 300.000 skal der indhentes mindst to underhåndsbud. Underhåndsbud behøver ikke nødvendigvis indhentes samtidig, eller åbnes samtidig, ligesom udbudsgiver frit kan forhandle med den enkelte tilbudsgiver. Skal du have en chance indenfor denne udbudsform, SKAL du kende udbudsgiveren eller sørge for, at udbudsgiveren kender DIG!

 

Konkurrencepræget dialog

Udbudstypen findes kun i udbudsdirektivet. Konkurrencepræget dialog kan anvendes ved særligt komplekse kontrakter f.eks. komplicerede byggerier, IT løsninger mv., hvor der er behov for undervejs at udvikle en eller flere løsninger til opfyldelse af   udbudsmyndighedens behov. Dette sker gennem en løbende dialog mellem udbudsgiver og de bydende. Der skal udvælges mindst tre til en konkurrencepræget dialog. Disse tre udvælges efter en udbudsbekendtgørelse, hvor man i lighed med prækvalifikationen inviteres til at byde ind på opgaven. Udbud efter forhandling Udbudstypen findes i udbudsdirektivet og kan kun anvendes undtagelsesvist, hvis helt særlige betingelser er opfyldt, eksempelvis at der ikke er afgivet forskriftsmæssige tilbud ved et almindeligt udbud. I forsyningsvirksomhedsdirektivet kan udbudsformen frit anvendes. Under forhandlingerne skal udbudsgiver sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens, f.eks. skal alle tilbudsgivere have samme oplysninger.

 

Rammeaftaler

Dette er en mulighed både i henhold til udbuds- og forsyningsvirksomhedsdirektiverne og tilbudsloven. Denne udbudsform bruges, når man over en given periode har brug for en række ensartede ydelser. Rammeaftalen indgås i henhold til udbudsdirektivets procedureregler. Ved en sådan aftale er ikke alle vilkår fastsat, men alene rammen for pris, kvalitet, mængde mv. Der kan indgås rammeaftaler med flere leverandører, således at den offentlige myndighed mv. løbende kan vælge imellem disse. Den enkelte kontrakt indgås ved henvendelse til den udpegede tilbudsgiver.

 

En rammeaftale må maksimalt vare 4 år.

Et eksempel herpå er SKI aftalerne Statens og Kommunernes Indkøbs service A/S som omfatter en række forskelligartede varer og tjenesteydelser. Kan anvendes af kommuner som en administrativ lettere løsning, hvor kommunen alternativt ville være forpligtet til at udbyde det pågældende indkøb i henhold til udbudsdirektivet. Offentlige udbydere skal dog være varsomme med anvendelsen af SKI aftalerne, da der på det seneste har vist sig en del sager, hvor SKIs udbud ikke har været i overensstemmelsemed reglernemed den følge af den ex kommune som gør brug af SKI aftalen i god tro, bliver ramt af ugyldighed og bliver forpligtet til at afholde udbud.

 

Projektkonkurrencer

Mulighed i udbudsdirektivet. Anvendes ved opførelse af større anlægsprojekter, hvor det arkitektoniske er vigtig, og hvor man ønsker at give tilbudsgiver stor frihed til at løse opgaven. Indledes typisk med en prækvalifikation efter de almindelige regler, hvorefter de udvalgte har mulighed for at deltage i en konkurrence, hvor opgaven er at komme med det bedst mulige projekt indenfor de givne rammer.

 

HVORDAN BYDER JEG?

- Find udbudsmaterialet

- LÆS udbudsmaterialet lade væremed bare at skimme

- Kom i gang i god tid det tager længere tid, end du regner med

- Følg NØJE den angivne procedure: Du skal f.eks. ikke afgive priser, hvis der indledes med prækvalifikation!

- Mød op til evt. informationsmøder, besigtigelser etc.

- Stil spørgsmål til udbudsmaterialet, hvis du synes, at der er uklarheder heri

- Besvar ALLE spørgsmål, uanset hvor dumme og irrelevante spørgsmålene forekommer

- Vedlæg ALT det materiale, der bedes om dit tilbud afvises, hvis ikke påkrævet materiale/dokumentation er vedlagt

- Afgiv tilbud, som er i overensstemmelse med udbudsmaterialet. Vær omhyggelig: Fejl kan IKKE rettes efterfølgende.

- Pas på forbehold! Kan medføre afvisning eller værdiansættelse (gør din pris højere)

- Afgiv kun alternative tilbud, hvor udbudsmaterialet giver mulighed herfor

- Præsenter tilbudet pænt og overskueligt det fortæller meget om dig!

- BE ON TIME: afgiv tilbud i rette tid - ellers lad vær´!

 

SERVICEATTESTER

Serviceattester stilles sædvanligvis som krav i forbindelse med udbud. Serviceattesten kan indhentes hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og koster kr. 725 (2009). Erhvervs- og Selskabsstyrelsen indhenter oplysninger om virksomheden hos Skifteretten (konkurs, tvangsakkord, likvidation, betalingsstandsning m.v.), oplysninger om eventuelle strafbare forhold og oplysninger om hvorvidt virksomheden har opfyldt sine betalingsforpligtigelser af moms, skatter og afgifter.  Sagsbehandlingstiden er 1-2 uger.

 

TILDELING AF KONTRAKTER

Der er to tildelingskriterier at vælge imellem i tilbudslov og direktiver:

- Laveste tilbud eller

- Økonomiske mest fordelagtige tilbud

Udbudsmaterialet skal angive, hvilket tildelingskriterium, der anvendes. Ved økonomisk mest fordelagtige tilbud kan der lægges vægt på pris, kvalitet, driftsomkostninger, vedligeholdelsesomkostninger, design,æstetik, holdbarhed, m.v. Hvilke af disse underkriterier, der lægges vægt på skal anføres i udbudsmaterialet. Vægtningen eller prioriteringen af kriterierne SKAL angives og der må ikke ændres heri. Der kan kun ske vurdering af konditionsmæssige tilbud. Ukonditionsmæssige tilbud skal afvises. Forbehold i tilbudet for punkter eller vilkår i udbudsmaterialet medfører ret for udbudsgiver til at afvise tilbudet som ukonditionsmæssigt. Nogle forbehold kan prissættes og dermed undgå at medføre afvisning af tilbudet. Forbud mod forhandling. Dog tilladt i et vist omfang i tilbudsloven og ved udbud med forhandling. Udgangspunktet er, at den reelle vinder SKAL tildeles kontrakten. Annullering af udbud kræver saglig begrundelse. Stand still-periode i udbudsdirektivet. Obligatorisk pause på 10 dage fra myndighedens meddelelse om, hvem der påtænkes at indgå kontrakt med. Forbigåede tilbudsgivere har således mulighed for at klage over udbudet INDEN kontrakten indgås.

 

KLAGE

Klagenævnet for Udbud behandler og afgør klager over udbud. Vær opmærksom på fristerne

Klagenævnet tager stilling til om udbud er sket i overensstemmelse med udbudsreglerne og i benægtende fald, hvad konsekvenserne heraf er.

Konsekvenserne er

  • Erstatning
  • Bøde
  • Uden virkning med andre ord det er en ommer eller aftalen skal gå til en anden.

Tilbudsgivere kan også klage til Konkurrencestyrelsen, hvis udbudet endnu ikke er afsluttet.

 

EN TYPISK UDBUDSPROCES

den offentlige myndighed offentliggør udbuddet eller retter henvendelse til virksomheder, der opfordres til at afgive bud ved prækvalifikation virksomhederne ansøger om at få lov at deltage, hvorefter deltagerne udvælges. udbudsmateriale sendes ud, og evt. spørgsmål besvares der afgives tilbud tilbuddene vurderes hos den offentlige myndighed og den der ønskes kontrakt med findes. stand still periode (hvis udbud efter udbudsdirektivet) kontraktindgåelse

 

HVOR FINDER JEG UDBUDENE?

Udbudene/ annonceringen skal offentliggøres for at sikre kendskabet til udbudet/

annonceringen.

Der findes mange hjemmesider, hvor man kan søge oplysninger om udbud/

annoncering samt oprette søgeagenter nogle mod betaling:

Tjek kommunernes og regionernes hjemmesider.

F.eks. www.viborg.dk og www.regionmidt.dk

www.udbudsavisen.dk (søgemaskine etableret af Erhvervs- og Byggestyrelsen)

www.udbudsvagten.dk (søgemaskine i samarbejde med dagbladet Børsen)

www.regionsudbud.dk (alle regioners udbud)

www.ted.europa.eu (EU udbud)

www.ski.dk (rammeaftaler, Statens og Kommunernes Indkøbs Service)

www.licitationen.dk (Byggeriets Dagblad)

www.byggefakta.dk

www.gatetrade.net (DOIP Den Offentlige IndkøbsPortal)

www.ika.dk (Foreningen af Offentlige Indkøbere)

www.lambrechtinfo.dk/licitat.asp (licitationsovervågning)

http://dk.mercell.com (udbudsovervågning)

 

HVIS DU VIL VIDE MERE

Mange af siderne ovenfor indeholder praktiske informationer.

Herudover kan søges oplysninger på:

www.udbudsportalen.dk her kan du finde oplysninger om regler, vejledninger, gode råd,  forklaringer mv.

www.ks.dk (Konkurrencestyrelsen)

www.klfu.dk (Klagenævnet for Udbud)

www.eogs.dk (Erhvervs- og Selskabsstyrelsen)

www.gronindkobsportal.dk (gode råd om grønne indkøb)